/Met cloudopslag efficiënter (samen)werken binnen het bedrijf

Met cloudopslag efficiënter (samen)werken binnen het bedrijf

Hoewel veel bedrijven hun data nog intern bewaren op harde schijven, is dit anno 2017 enigszins achterhaald. Een harde schijf is een gevoelig punt: de schijf kan crashen, geïnfecteerd raken en soms ook relatief eenvoudig gehackt worden. Bovendien moeten werknemers die niet op locatie werken de bestanden benaderen via een VPN, wat lang niet altijd goed werkt.

Door gebruik te maken van cloudopslag, worden veel van deze problemen opgelost. Het is dan ook niet gek dat veel bedrijven, klein en groot, langzaam maar zeker overstappen op de cloud, met Dropbox als meest gebruikte optie.

Voordelen van cloudopslag

De cloud is in feite een netwerk van servers waarop de bestanden zich bevinden. Het is relatief ontastbaar, maar daarom niet minder veilig of efficiënt. Sterker nog, in de meeste gevallen werkt het beter dan lokale opslag. Enkele voordelen zijn:

Efficiëntie

Bestanden in een cloud kunnen over ter wereld op ieder moment bereikt worden. Het enige dat een werknemer nodig heeft is internet en permissie. Dit maakt het mogelijk om, volgens het principe van het Nieuwe Werken, overal vandaan te kunnen werken: thuis, onderweg of bijvoorbeeld in een koffiezaak.

Bestanden die gewijzigd worden kunnen direct bekeken worden door andere leden van het team. Dit maakt samenwerken een stuk eenvoudiger, ook op afstand.

Veiligheid

Het klinkt wellicht onveilig: data op het internet, vanuit iedere locatie te openen. Toch is cloudopslag vaak veiliger dan lokale opslag. Diensten als Dropbox beschikken over een stevige beveiliging. Inbraak wordt zo voorkomen en alleen werknemers die hiervoor toestemming hebben kunnen de bestanden inzien en eventueel aanpassen.

Meer ruimte, minder kosten

Hoe groter een bedrijf, hoe hoger de kosten voor het onderhoud van een serverpark. Bovendien worden servers jaarlijks afgeschreven. Het resultaat is dat er flink wordt geïnvesteerd in servers, terwijl deze relatief snel vol kunnen raken en ook nog eens waarde verliezen.

Bij de gemiddelde clouddienst betaal per terrabyte een fractie van de prijs die je betaalt voor een gelijkwaardige fysieke server. Ruimte is makkelijker uit te breiden, de kosten zijn lager. Een duidelijke win-win.

Personaliseren

De gemiddelde cloudopslag kan makkelijk gepersonaliseerd worden. Zo kun je bijvoorbeeld gebruikersniveaus aanbrengen om verschillende teams een andere soort toegang te bieden. Hoewel dit ook mogelijk is met een fysieke server, is het instellen van deze niveaus een stuk makkelijker met cloudopslag. Er is geen bijzondere technische kennis vereist om dit voor elkaar te krijgen.

Loop niet achter op de rest

Cloudopslag is weliswaar een vrij nieuwe technologie, maar wel één die al veelvuldig wordt gebruikt. Onder meer de meeste emaildiensten, Google, banken en nog vele andere instellingen maken gebruik van de cloud. Werk je veel online, dan is de kans vrijwel 100% dat je dagelijks al cloud gebruikt zonder het wellicht door te hebben.

Voor bedrijven is dit het ideale moment om over te stappen. De digitalisering neemt maandelijks toe en er bestaat geen reden om zelf niet over te stappen op cloud.